Polityka prywatności
W skrócie. czak-ksiegowy to prywatne narzędzie księgowe, które
odczytuje historię rachunków bankowych należących do administratora i zestawia
ją z jego fakturami. Nie jest usługą oferowaną osobom trzecim, nie zakłada im kont i nie
przetwarza cudzych rachunków. Nie inicjuje płatności — działa wyłącznie w trybie odczytu.
1. Administrator danych
Administratorem jest Piotr Nietrzebka, prowadzący działalność gospodarczą pod marką ITm8, NIP 8381773216, REGON 360776167.
Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected].
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych — nie zachodzą przesłanki z art. 37 RODO.
2. Czego dotyczy ta polityka
Polityka opisuje przetwarzanie danych w aplikacji czak-ksiegowy — narzędziu
księgowym administratora, które:
- odczytuje salda i historię operacji z rachunków bankowych podmiotów kontrolowanych przez administratora, za pośrednictwem licencjonowanego dostawcy usługi dostępu do informacji o rachunku (AISP);
- odczytuje faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz z systemów księgowych;
- zestawia płatności z fakturami i przedstawia administratorowi propozycje uzgodnień.
Aplikacja nie ma użytkowników zewnętrznych. Jedyną osobą, która się do niej loguje i której rachunki są odczytywane, jest administrator.
3. Jakie dane są przetwarzane
| Kategoria | Zakres |
|---|---|
| Dane rachunków | numer rachunku (IBAN), waluta, saldo, nazwa posiadacza |
| Operacje | data, kwota, waluta, kierunek, tytuł przelewu, referencja bankowa |
| Dane drugiej strony | nazwa i numer rachunku kontrahenta, o ile bank je udostępnia; przy podzielonej płatności także NIP i numer faktury |
| Faktury | numer, daty, kwoty netto/VAT/brutto, dane sprzedawcy i nabywcy |
| Dane techniczne | znaczniki czasu odczytów, identyfikatory sesji i zgód, zapisy błędów |
Wśród danych operacji znajdują się dane osób trzecich — kontrahentów administratora, w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Administrator przetwarza je jako element dokumentacji księgowej, do której prowadzenia jest zobowiązany przepisami prawa.
4. Cele i podstawy prawne
- Prowadzenie ksiąg i rozliczeń podatkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający m.in. z ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku od towarów i usług oraz Ordynacji podatkowej).
- Uzgadnianie płatności z fakturami i kontrola należności — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na rzetelnym rozliczeniu własnej działalności).
- Weryfikacja rachunków kontrahentów w wykazie podatników VAT — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (należyta staranność wymagana przepisami podatkowymi).
5. Skąd pochodzą dane
- z banków administratora — za pośrednictwem licencjonowanego dostawcy AISP, na podstawie zgody udzielanej przez administratora bezpośrednio w banku;
- z Krajowego Systemu e-Faktur oraz z systemów księgowych obsługujących podmioty administratora;
- z publicznego wykazu podatników VAT prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.
6. Zgoda na dostęp do rachunku
Dostęp do informacji o rachunku odbywa się wyłącznie na podstawie zgody, którą administrator udziela we własnej bankowości elektronicznej, potwierdzając ją silnym uwierzytelnieniem. Zgoda:
- obejmuje wyłącznie odczyt salda i historii operacji — nigdy zlecania płatności;
- jest ograniczona w czasie (maksymalnie 180 dni) i wymaga odnowienia;
- może zostać w każdej chwili cofnięta — w bankowości elektronicznej albo u dostawcy AISP; cofnięcie natychmiast zatrzymuje dalsze odczyty.
7. Odbiorcy danych
| Podmiot | Rola | Kraj |
|---|---|---|
| Enable Banking Oy | dostawca usługi dostępu do informacji o rachunku (AISP), nadzorowany przez fiński organ nadzoru finansowego FIN-FSA | Finlandia |
| Hetzner Online GmbH | dostawca serwera, na którym działa aplikacja | Niemcy |
| Biuro rachunkowe | obsługa księgowa podmiotów administratora | Polska |
| Organy publiczne | wyłącznie gdy obowiązek wynika z przepisów prawa | Polska |
Dane nie są sprzedawane, udostępniane w celach marketingowych ani przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
8. Okres przechowywania
- dane stanowiące dokumentację księgową — 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
- zapisy techniczne odczytów i błędów — do 24 miesięcy;
- po cofnięciu zgody nowe dane nie są pobierane; dane już zaksięgowane pozostają przez okres wymagany przepisami.
9. Bezpieczeństwo
- dane finansowe każdego podmiotu przechowywane są w osobnym magazynie, bez wspólnej bazy zbiorczej;
- klucze prywatne i poświadczenia trzymane są w dedykowanym magazynie sekretów, nigdy w kodzie ani w plikach konfiguracyjnych;
- aplikacja działa w trybie wyłącznie do odczytu — nie ma zaimplementowanej ścieżki zlecania przelewów;
- dostęp do serwera jest ograniczony do administratora.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Aplikacja proponuje powiązania płatności z fakturami, korzystając z reguł porównujących kwotę, tytuł przelewu i dane kontrahenta. Propozycja nie wywołuje żadnych skutków prawnych — rozstrzygnięcie należy do człowieka. Nie jest prowadzone profilowanie w rozumieniu art. 22 RODO.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Realizację praw ogranicza obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej.
Zgłoszenia: [email protected].
Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
12. Zmiany polityki
Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem nietrzebka.net/pp. Data obowiązywania podana jest na początku dokumentu.